PENDAHULUAN
A.ABSTRAK.
Masalah yang sering dihadapi oleh banyak organisasi di dalam mengelola arsip adalah masih terbatasnya SDM yang profesional dalam mengelola arsip dan penerapan sistem kearsipan yang disesuaikan dengan kemajuan teknologi informasi. Pengaruh globalisasi terutama di bidang teknologi informasi menuntut Akselerasi dalam pengelolaan kearsipan. Pengelolaan kearsipan yang tidak bisa mengikuti kemajuan Teknologi informasi akan menjadi penghambat kemajuan suatu instansi. Proses aktivitas terutama dibidang administrasi akan menjadi lambat, penemuan data menjadi lambat, akibat terparah adalah proses pengambilan keputusan menjadi terlambat, ini adalah masalah. Oleh karena itu untuk mengikuti percepatan perubahan sebagai dampak kemajuan teknologi informasi, perlu disiapkan satu mekanisme dan sistem kearsipan yang mampu dan kompatibel dalam percepatan teknologi informasi.
B.PENGERTIAN PERANGKAT LUNAK
Rekayasa perangkat lunak (RPL, atau dalam bahasa Inggris: Software Engineering atau SE) adalah satu bidang profesi yang mendalami cara-cara pengembangan perangkat lunak termasuk pembuatan, pemeliharaan, manajemen organisasi pengembanganan perangkat lunak dan manajemen kualitas.
IEEE Computer Society mendefinisikan rekayasa perangkat lunak sebagai penerapan suatu pendekatan yang sistematis, disiplin dan terkuantifikasi atas pengembangan, penggunaan dan pemeliharaan perangkat lunak, serta studi atas pendekatan-pendekatan ini, yaitu penerapan pendekatan engineering atas perangkat lunak.
Rekayasa Perangkat Lunak adalah Suatu disiplin ilmu yang membahas semua aspek produksi perangkat lunak, mulai dari tahap awal yaitu analisa kebutuhan pengguna,menentukan spesifikasi dari kebutuhan pengguna,desain,pengkodean,pengujian sampai memelihara sistem setelah digunakan. Pengubahan perangkat lunak itu sendiri guna mengembangkan, memelihara, dan membangun kembali dengan menggunakan prinsip rekayasa untuk menghasilkan perangkat lunak yang dapat bekerja lebih efisien dan efektif untuk pengguna.
kriteria yang dapat digunakan sebagai acuan dalam merekayasa perangkat lunak:
1. dapat terus dirawat dan dipelihara(maintainability)
2. dapat mengikuti perkembangan teknologi(dependability)
3. dapat mengikuti keinginan pengguna(robust)
4. efektif dan efisien dalam menggunakan energi dan penggunaannya
5. dapat memenuhi kebutuhan yang diinginkan(usability)
PERUMUSAN MASALAH
Rekayasa perangkat lunak memiliki kedekatan dengan prinsi prinsip pemecahan masalah. Pemahaman tentang masalah, strategi dan proses pemecahan masalah, serta pendekatan sistem pada pemecahan masalah akan sangat membantu proses rekayasa perangkat lunak.
1.Problem atau Masalah.
Masalah adalah perbedaan antara kondisi yang terjadi dan kondisi yang di harapkan atau sebagai perbedaan antara kondisi sekarang dengan tujuan yang diinginkan.
a.Masalah Standarisasi,masalah ini yaitu yang berhubungan dengan pencapaian standarisasi yang telah ditentukan dalam sebuah organisasi,Biasanya tujuan seperti ini berlaku dalam Jangka panjang.Contohnya adalah SOP(Standard Operational Prosedure) yang sudah diatur dan dibuat oleh departemen terkait dengan pembuatan SOP didalam Organisasi.
b.Masalah pemilihan Alterrnatif ini berhubungan dengan bagaimana memilih solusi terbaik dari berbagai alternatif berdasarkan kriteria-kriteria tertentu.Permasalahan ini sering kali kita temui dalam keseharian dalam pekerjaan dilapangan,seperti memilih lokasi area yang cocok untuk dibangun sebuah gedung perkantoran.contoh ringannya adalah bagaimana memilih lokasi tempat tinggal dan memilih bidang pekerjaan.Masing-masing alternatif dan kriteria memiliki bobot yang disepakati.
c.Masalah pencapaian tujuan,masalah ini tidak jauh beda dengan masalah standarisasi,yang berbeda adalah,pada tipe ini tujuan yang ingin dicapai dapat berubah-ubah dan bersifat jangka pendek.Misalnya masalah schedule yang sudah disepakati,sewaktu-waktu dapat berubah sesuai kondisi yang belum diketahui.
2.Problem Solving atau Pemecahan masalah
Pemecahan masalah yaitu proses dimana kondisi diamati dan bila ditemukan permasalahannya dibuat penyelesaianya dengan cara menentukan masalah,mengurangi atau menghilangkan masalah atau mencegah masalah tersebut terjadi.Dalam memahami dan mendefinisikan masalah menjadi modal awal dari seluruh pemerosesan masalah,tujuannnya adalah memahami masalah dengan baik dan menghilangkan bagian yang kurang penting.Membuat rencana penyelesaian masalah dengan mencari berbagai cara penyelesaian yang mungkin bisa diterapkan,Setelah menemukan cara yang paling baik maka kita bisa membuat rencana outline dengan membuat ceklist,dengan membagi masalah dalam bagian-bagian yang lebih kecil.Memeriksa dan menyampaikan hasil dari pemecahan masalah dengan tujuan untuk mengkroscek ketepatan atau keakurasian hasil dari cara yang terpilih telah memenuhi tujuan yang diinginkan.Selain itu juga untuk melihat bagaimana dari cara yang dipilih.
ANALISIS
Analisis mungkin adalah bagian terpenting dari proses rekayasa perangkat lunak. Karena semua proses lanjutan akan sangat bergantung pada baik tidaknya hasil analisis.
Didalam sebuah proyek,manajemen proyek yang berfokus pada proyek haruslah dapat menyelesaikan masalah,mengerjakan sesuatu hingga selesai,memiliki batas waktu mulai dan selesainya,membutuhkan resource / sumber daya dan waktu.
Maka dari pada itu sebuah proyek harus di menej,manajemen itu berupa kesiapan pekerjaan,pelaksanaan rencana,mengendalikan proyek tersebut dan terakhir menutup proyek dengan sebuah kesimpulan,yaiti keberhasilan.Secara sistematis,tahapan-tahapan proyek yaitu;
a.Initiating: Proyek sedang dalam proses untuk dipilih dan disetujui,disponsori,didanai,dan diluncurkan.
b.planning: Perencanaan adalah proses yang berulang.Perencanaan pada dasarnya menggambarkan proses bagaimana proyek akan dilaksanakan hingga selesai.
c.Executing: setelah proyek direncanakan,tim proyek memulai pekerjaannya.
d.Controlling: Sellama tim proyek mengerjakan tugasnya,proyek manajer mengontrolnya.
e.Clossing: Setelah proyek diselesaikan proyek manajer akan menutup proyek tersebut.
Banyak proyek gagal diawal,bukan diakhir.berarti persiapan adalah bagian penting bagi sebuah proyek.Persiapan diwujudkan dalam bentuk perencanaan proyek.
Perencanaan proyek membahas berbagai tindakan atau pekerjaan yang perlu dilakukan oleh semua yang terlibat didalam proyek,termasuk dokumen-dokumen yang sebaiknya dibuat.
Dokumen perencanaan proyek terdiri atas sub-sub dokumen berikut ini:
- Vision and Scope
- Statement of Work
- Resource List
- Work Breakdown Structure
- Project Schedule
- Risk Plan
1.Vision and scope,
Dokumen ini adalah hasil kerja pertama dari seorang project manager. Berikutnya dokumen ini akan menjadi tool utama bagi project manager untuk acuan bagi dokumen-dokumen dan proses-proses berikutnya. Dokumen Vision and Scope yang baik dapat mencegah terjadinya masalah-masalah yang dapat memakan biaya yang besar. Dengan menunjukkan dokumen ini, baik kepada stakeholder maupun anggota tim proyek, diharapkan pemahaman yang sama tentang proyek yang sedang berjalan dapat diraih.
2.Statement of Work,
Statement of Work adalah dokumen yang menggambarkan semua produk yang akan dihasilkan selama proyek berjalan dan siapa yang akan mengerjakannya.Secara lebih detil,didalam SOW akan dirinci yaitu Daftar fitur yang akan dibuat,deskripsi hasil kerja yang berupa spesifikasi kebutuhan,test plan dan mock up,laporan cacat atau defect,dan lain-lain yang akan dibuat.
3.Estimasi usaha setiap work product tersebut.Estimasi dibutuhkan agar proyek berjalan lancar dan selesai tepat waktu.Project managr perlu membantu timnya untuk membuat estimasi yang tepat.sebuah pendekatan perlu diambil untuk menyeragamkan teknik estimasi ini.salah satu teknik estimasi yang dapat dipilih adalah teknik Wideband Delphi.
4.Resource List,
Resource list adalah daftar resource/sumber daya yang digunakan selama proyek berlangsung. Daftar ini berisi apa saja yang dibutuhkan berdasarkan jadwal proyek dengan mencantumkan deskripsi resource tersebut serta limit ketersediaan resource tersebut. Daftar semacam ini umumnya dapat dibuat menggunakan software manajemen proyek. Tetapi bisa juga dibuat dengan worksheet atau word processor. Setelah SOW dan Resource List dibuat, seorang project manager harus membuat jadwal proyek (project schedule). Ini bisa dilakukan dengan urutan sebagai berikut:
- Membuat Work Breakdown Structure
- Estimasi usaha yang dibutuhkan oleh setiap pekerjaan pada WBS
- Project schedule dibuat dengan mengalokasikan resource dan waktu, berdasarkan kalender, untuk tiap pekerjaan pada WBS.
Jika WBS mengalami revisi (setelah melakukan estimasi, misalnya), misalnya penambahan, perubahan atau penghapusan pekerjaan, maka revisi ini harus tercatat di dalam dokumen Project Plan dengan disertai dengan keterangan waktu kapan dibuatnya perubahan tersebut.
5.Work Breakdown Structure,
Work Breakdown Structure, disingkat WBS, berisi daftar pekerjaan yang jika diselesaikan akan menghasilkan work product. WBS menyebutkan:
- Apa saja pekerjaan yang akan dilakukan,
- Tipe-tipe resource yang dibutuhkan untuk bekerja,
- Estimasi tiap elemen pekerjaan,Identifikasi lokasi penyimpanan.
Tetapi tidak mencantumkan:
- Siapa yang mengerjakan pekerjaan-pekerjaan itu,
- Dan kapan pekerjaan itu akan diselesaikan.
6.Project Schedule,
Project Schedule atau jadwal proyek dibuat oleh project manager untuk mengatur manusia di dalam proyek dan menunjukkan kepada organisasi bagaimana pekerjaan (proyek) akan dilaksanakan. Ini adalah alat untuk memantau (bagi project manager) apakah proyek dan tim masih terkendali atau tidak.Project schedule berbentuk kalender yang dihubungkan dengan pekerjaan yang harus dikerjakan dan daftar resource yang dibutuhkan. Sebelum jadwal dibuat, WBS harus terlebih dahulu ada, jika tidak maka jadwal tersebut akan terkesan mengada-ada.
7.Risk Plan,
Risk plan adalah daftar resiko/masalah yang mungkin terjadi selama proyek berlangsung dan bagaimana menangani terjadinya resiko tersebut. Bagaimanapun juga ketidakpastian adalah musuh semua rencana, termasuk rencana proyek. Terkadang ada saja waktu-waktu yang tidak menyenangkan bagi proyek, banyak kesulitan terjadi misalnya suatu resource tiba-tiba tidak tersedia. Oleh karenanya risk plan adalah persiapan terbaik menghadapi ketidakpastian.
DESAIN
Analisis sistem adalah sebuah teknik pemecahan masalah yang menguraikan sebuah sistem menjadi komponen-komponennya dengan tujuan mempelajari seberapa bagus komponen-komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk meraih tujuan mereka.
Ada dua pendekatan / strategi yang dapat diterapkan dalam merancang perangkat lunak adalah rancangan yang berorientasi Fungsional (Function Oriented design) dan Rancangan yang berorientasi Objek (Object Oriented Design)
- Rancangan berorientasi Fungsional (Functional Oriented Design) adalah system dirancang dengan pendekatan fungsional, mulai dari rancangan global kemudian menurun secara bertahap sampai diperoleh rancangan rinci. Proses disusun secara sentralisasi, dan dibagi-bagi kedalam tiap fungsi. Strategi ini yang dipakai pada Rancangan Terstruktur.
- Rancangan yang berorientasi Objek (Object Oriented Design) adalah system dilihat sebagai kumpulan dari objek. Proses disusun secara desentralisasi dan tiap objek mengatur informasinya sendiri. Objek berkomunikasi dengan objek lainnya dengan jalan saling mempertukarkan informasi. Ide dasar dari rancangan yang berorientasi objek adalah menyembunyikan informasi (Information Hiding).
Tergantung dari aplikasi dan kebutuhan, rancangan yang baik adalah:
- Rancangan yang memungkinkan dihasilkannya program yang efisien
- Rancangan minimal yang pada implementasinya dapat dilakukan dengan sangat kompak
- Rancangan yang akan sangat mudah dirawat (maintainable design)
Rancangan yang mudah dirawat (maintainable design) adalah rancangan yang siap (mudah) diadaptasi, dalam pengertian diubah fungsi.

KESIMPULAN
- Perangkat lunak adalah seluruh perintah yang digunakan untuk memproses informasi,
- RPL adalah suatu disiplin ilmu yang membahas semua aspek produksi perangkat lunak, mulai dari tahap awal yaitu analisa kebutuhan pengguna, menentukan spesifikasi dari kebutuhan pengguna, disain, pengkodean, pengujian sampai pemeliharaan sistem setelah digunakan.
- Tujuan RPL adalah menghasilkan perangkat lunak dengan kinerja tinggi, tepat waktu, berbiaya rendah, dan multiplatform.
- RPL merupakan sub bidang ilmu komputer yang dalam penerapannya membutuhkan dukungan baik dari sub bidang ilmu komputer lainnya maupun bidang-bidang ilmu lain.
- Sertifikasi untuk bidang RPL belum tersedia, namun mengacu pada bidang Programmer
- Masalah (problem) adalah perbedaan antara kondisi yang terjadi dan kondisi yang diharapkan dan Gejala adalah tanda/petunjuk terjadinya suatu masalah,
- Perencanaan proyek Rekayasa Perangkat Lunak dari berbagai sudut pandang kurang lebih memiliki tujuan sebagai berikut:
Bagi Project Manager:
untuk menggambarkan status proyek kepada manajer senior dan stakeholder,
untuk merencanakan aktivitas tim proyek.
Bagi anggota Tim Proyek:
untuk memahami konteks pekerjaan.
Bagi Manajer Senior:
untuk memastikan apakah biaya dan waktu yang dialokasikan masuk akal dan terkendali,
untuk melihat apakah proyek dilaksanakan secara efisien dan cost effective.
Bagi Stakeholder:
untuk memastikan apakah proyek masih berada pada jalurnya,
untuk memastikan kebutuhan mereka sedang diakomodir oleh proyek.
TERIMA KASIH