Začínáme se zašifrovanými soubory na Disku, v Dokumentech, Tabulkách a Prezentacích

• Administrátor domény může určovat, které skupiny a jednotlivci můžou šifrování používat. Pokud chcete přesunout soubory na místa s vypnutým šifrováním nebo tuto funkci zapnout pro nová místa, obraťte se na administrátora.
• Váš administrátor vám také může doporučit, aby se nové soubory na Disku, v Dokumentech, Tabulkách a Prezentacích vytvářely pomocí šifrování na straně klienta prostřednictvím výzev v aplikaci. V případě potřeby se obraťte na administrátora a ujistětě, že jsou očekávání vaší společnosti splněna.
• Šifrování na straně klienta poskytuje vaší organizaci další úroveň ochrany. Vaše soubory jsou mezi koncovými zařízeními a mezi klienty zašifrovány. Google vaše soubory nemůže dešifrovat. Důležité poznámky:
  • Aplikace v počítači s dostatečným oprávněním, jako jsou rozšíření pro Chrome, můžou být schopné zašifrované soubory zobrazovat a exfiltrovat.
  • Šifrování vaše soubory nechrání před lidmi, kteří můžou vidět vaši obrazovku.
• Jak často je nutné se znovu přihlásit k otevřeným souborům zašifrovaným na straně klienta, záleží na vašem administrátorovi. Pokud se musíte přihlašovat často, obraťte se na svého administrátora.

• Vedle zašifrovaného souboru se zobrazuje zámek .
• Zašifrovaný soubor může najednou upravovat pouze jeden uživatel. Přečtěte si, jak spolupracovat na zašifrovaných souborech.
• V zašifrovaných souborech se automatické ukládání spustí každých 30 sekund, pokud zařízení není nečinné nebo neprovádíte jinou akci, například sdílení souboru nebo pokus o ukončení souboru.
  • Pokud se pokusíte opustit neuložený soubor, zobrazí se upozornění. Pokud nechcete o neuložené změny přijít, klikněte na Zrušit.
• Automatické ukládání má tři stavy:
  • Čeká se na uložení: Čeká se na aktivační událost nebo na 30sekundový časovač automatického ukládání.
  • Ukládání: Probíhá ukládání. Soubor můžete dál upravovat.
  • Uloženo na Disk: Neprovedli jste žádné změny. Vaše verze je aktuální.
• Zašifrované soubory se dají vytvořit různými způsoby. Přečtěte si, jak vytvářet a kopírovat zašifrované soubory.
• Pokud chcete získat přístup k zašifrovaným souborům, váš administrátor může vyžadovat, abyste se dvakrát přihlásili k doplňkové službě jednotného přihlášení (SSO), jednou prostřednictvím poskytovatele identity vaší organizace a podruhé pomocí účtu pro Disk Google, Dokumenty, Tabulky a Prezentace.
• Tisknout můžete z Dokumentů nebo Tabulek, ale ne z Prezentací.
• Kontrola pravopisu pro zašifrované dokumenty a prezentace je dostupná v americké angličtině, britské angličtině, francouzštině, němčině, italštině a španělštině.
• V Tabulkách není kontrola pravopisu dostupná.
• Soubor Tabulek můžete exportovat do souboru Excel. Přejděte do nabídky Soubor Stáhnout.
• Historie verzí zašifrovaných souborů uchovává až 100 verzí. Po překročení 100 verzí jsou méně důležité verze automaticky odstraněny. Pojmenované verze zatím nejsou k dispozici.
• Zašifrované soubory Dokumentů, Tabulek a Prezentací mají maximální velikost 100 MB. Zašifrované soubory Disku nemají žádný limit.
• Maximální počet obrázků v dokumentu je 3 000.
• Velikost jednoho obrázku je 1 MB.
• Stažení složky nemá vliv na soubory šifrované na straně klienta

Se zašifrovanými soubory nemůžete:

• otevřít Microsoft Office v režimu úprav pro Dokumenty nebo Prezentace,
• přidávat komentáře k souborům na Drive,
• upravovat Dokumenty, Tabulky nebo Prezentace pomocí mobilní aplikace,
• používat v Tabulkách funkce, které provádějí externí volání,
• importovat do Dokumentů nebo Prezentací soubory Microsoft Office,
• používat určité nástroje, například:
  • kontrola gramatiky,
  • překlad a porovnání dokumentů,
  • Hlasové zadávání
  • Doplňky
• stahovat Dokumenty nebo Prezentace,
• používat náhledy souborů Dokumentů, Tabulek nebo Prezentací,

Pokud chcete vytvořit zašifrovaný dokument, tabulku nebo prezentaci, vyberte jednu z možností:

Z Disku Google:

1. Přejděte na adresu drive.google.com.
2. Vlevo nahoře klikněte na Přidat .
3. Umístěte kurzor na šipku vedle Dokumentů, Tabulek nebo Prezentací klikněte na Prázdný zašifrovaný dokument/tabulka/prezentace.
4. V okně „Nový zašifrovaný dokument“ klikněte na Vytvořit.

Z Dokumentů, Tabulek nebo Prezentací Google:

1. Otevřete dokument, tabulku nebo prezentaci Google.
2. Nahoře klikněte na Soubor.
3. Umístěte kurzor na Nový klikněte na Nový zašifrovaný dokument/tabulka/prezentace.
4. V okně „Nový zašifrovaný dokument“ klikněte na Vytvořit.

Tipy:

• Pokud váš administrátor aktivuje šifrování na straně klienta ve výchozím nastavení, znamená to, že „Nový/prázdný zašifrovaný dokument/tabulka/prezentace“ se zobrazuje jako doporučená možnost v části Soubor Nová nabídka.
• Pokud vytvoříte zašifrovaný soubor ve sdílené složce, bude mít stejný přístup jako složka.
• Pokud možnosti Prázdný zašifrovaný dokument/tabulka/prezentace nebo Nový zašifrovaný dokument/tabulka/prezentace nejsou k dispozici:
  • Zkontrolujte, zda jste přihlášeni ke svému pracovnímu nebo školnímu účtu.
  • Zkontrolujte, zda váš administrátor povolil šifrování na straně klienta.
  • Nezapomeňte ověřit svou identitu. Přečtěte si další informace o šifrování u poskytovatele identity

1. Přejděte na adresu drive.google.com.
2. Vlevo nahoře klikněte na Přidat .
3. Umístěte kurzor na šipku vedle tlačítka Nahrát soubor klikněte na Zašifrovat a nahrát soubor.

Tipy:

• Pokud váš administrátor aktivuje šifrování na straně klienta ve výchozím nastavení, znamená to, že „Zašifrovat a nahrát“ se zobrazuje jako doporučená možnost v části Nová nabídka.
• Pokud nahrajete zašifrovaný soubor ve sdílené složce, bude mít stejný přístup jako složka.
• Pokud možnost Zašifrovat a nahrávat soubor není k dispozici:
  • Zkontrolujte, zda jste přihlášeni ke svému účtu Workspace.
  • Zkontrolujte, zda váš administrátor povolil šifrování na straně klienta.
  • Nezapomeňte ověřit svou identitu. Přečtěte si další informace o šifrování u poskytovatele identity

Z Dokumentů, Tabulek nebo Prezentací Google:

1. Otevřete zašifrovaný soubor Dokumentů, Tabulek nebo Prezentací Google.
2. Vlevo nahoře klikněte na Soubor Vytvořit kopii.

Z Disku Google:

1. Klikněte pravým tlačítkem na zašifrovaný soubor.
2. Pokud zašifrovaný soubor:
   • Je souborem Dokumentů, Tabulek nebo Prezentací Google: Vyberte Vytvořit kopii.
   • Není souborem Dokumentů, Tabulek nebo Prezentací Google: Vyberte Vytvořit kopii Vytvořit kopii.

Tip: Pokud chcete vytvořit kopii bez dodatečného šifrování, odstraňte z dokumentu dodatečné šifrování.

Z Dokumentů, Tabulek nebo Prezentací Google:

1. Odemkněte dokument, tabulku nebo prezentaci Google.
2. Nahoře klikněte na Soubor Vytvořit kopii.
   • Pokud se jedná o soubor Prezentací Google, klikněte na Celá prezentace.
3. Vyberte Přidat dodatečné šifrování.

Z Disku Google:

Důležité: U souborů editorů Google Workspace nelze přidat dodatečné šifrování.

1. Klikněte na soubor pravým tlačítkem.
2. Vyberte Vytvořit kopii Vytvořit zašifrovanou kopii.

Tip:

• Pokud v Dokumentech, Tabulkách nebo Prezentacích Google nevidíte zaškrtávací políčko Přidat dodatečné šifrování nebo na Disku položku nabídky Vytvořit zašifrovanou kopii:
  • Zkontrolujte, zda jste přihlášeni ke svému pracovnímu nebo školnímu účtu.
  • Zkontrolujte, zda váš administrátor povoluje šifrování na straně klienta.
  • Zkontrolujte, že jste vlastníkem dokumentu na Mém disku nebo správcem sdíleného disku.
  • Ověřte svou identitu. Přečtěte si, jak se spojit s poskytovatelem identity.

Důležité: Funkce, které dodatečné šifrování nepodporuje, se změní na statické nebo se odstraní.

• Funkce, které se změní na statické:
  • kontrolní seznamy,
  • vložené nákresy, grafy a tabulky,
  • propojené formuláře,
  • externí datové funkce jako GOOGLEFINANCE,
  • Připojené tabulky
  • WordArt
• Funkce, které se z dokumentu odstraní:
  • pole elektronického podpisu,
  • Chráněné rozsahy
  • Apps Script a doplňky.

• Na Disku dvakrát klikněte na zašifrovaný soubor Excel.
• Tabulka se otevře na nové kartě.
• Teď můžete upravovat, sdílet, hledat historii verzí atd. Všechny provedené změny se uloží do původního zašifrovaného souboru Excel.

Tipy:

• Otevřít můžete jen zašifrované soubory Excel s příponou .xlsx.
• Velikost souboru může být až 100 MB.
• Obrázky mohou zabírat maximálně 90 MB.
• Tabulka může mít maximálně:
  • 10 milionů buněk
  • 3000 obrázků

Data můžete importovat ze souboru Excel do dostupného zašifrovaného souboru Tabulek. Soubor Excel se nezmění, ani když změníte zašifrovaný soubor Tabulek.

1. V Tabulkách vytvořte nový zašifrovaný soubor Excel nebo otevřete stávající.
2. Vlevo nahoře klikněte na Soubor Import.
3. Vyberte soubor Excel.
4. Klikněte na Vybrat.
5. Vyberte možnost importu:
   • Vytvořit novou tabulku
   • Vložit nové listy
6. Klikněte na Importovat data.

Tipy:

• Importovat lze pouze soubory Excel s příponou .xlsx.
• Při importu jsou nepodporované funkce Excelu v Tabulkách ignorovány.
• Maximální velikost souboru: 100 MB
• Maximální počet buněk: 10 mil.
• Maximální počet obrázků: 3 000

Místo importu dat můžete zašifrovaný soubor Excel převést do Tabulek a pokračovat v práci. Zašifrovaný soubor se nezmění.

1. Na Disku dvakrát klikněte na soubor Excel.
   • Tabulka se otevře na nové kartě.
2. Klikněte na Soubor Uložit jako Tabulky Google.

Zašifrovaný soubor Excel a nový zašifrovaný soubor Tabulek najdete na Disku. Soubor Excel si můžete ponechat nebo ho smazat. Pokud soubor Excel zachováte a chcete předejít nejasnostem, přejmenujte ho na {ARCHIVE}...xlsx.

Můžete si stáhnout kopii zašifrovaného souboru Tabulek ve formátu Excel.

1. V Tabulkách klikněte vlevo nahoře na Soubor Stáhnout a dešifrovat.
2. Klikněte na Microsoft Excel (.xlsx).